Quando si può considerare chiuso il mese e quali controlli servono sul conto corrente?

La risposta breve è questa: il mese si può considerare chiuso quando ogni riga dell’estratto conto è abbinata a un documento oppure motivata per iscritto, e quando il saldo finale del periodo coincide con il saldo iniziale del periodo successivo. Non serve altro, ma non basta meno di questo.

Chiudere non significa avere finito di lavorare, significa avere smesso di dovere ricordare. Se fra due settimane qualcuno chiede perché un bonifico da 1.200 euro è rimasto senza fattura, la risposta deve stare nel pacchetto archiviato, non nella testa di chi ha fatto la registrazione.

Qui sotto trovi la sequenza di controlli nell’ordine in cui conviene farli. È pensata per una micro-impresa con uno o due conti correnti e per lo studio che chiude la banca per conto del cliente.

Prima di iniziare: i file da avere sotto mano

La chiusura comincia dal confronto fra il saldo finale dell’estratto conto del mese e il saldo iniziale del mese successivo. Se i due numeri non coincidono, non stai lavorando su un periodo completo: manca una pagina di movimenti, oppure hai scaricato un intervallo di date che taglia una giornata a metà.

Questo è il primo controllo perché è quello che invalida tutti gli altri. Fare la quadratura su un file incompleto significa produrre differenze che non esistono e passare un pomeriggio a cercarle.

Il materiale minimo da preparare è sempre lo stesso:

• l’estratto conto del periodo, con saldo iniziale e saldo finale visibili, per ogni conto corrente e per ogni carta di credito aziendale;
• l’elenco delle fatture emesse del periodo e lo scadenzario dei crediti ancora aperti;
• l’elenco delle fatture ricevute e registrate, con le relative scadenze di pagamento;
• le ricevute delle deleghe F24 addebitate nel mese;
• i piani di ammortamento dei finanziamenti e dei leasing in corso;
• la prima nota banca del mese precedente, con l’elenco dei sospesi lasciati aperti.

Il formato del file conta più di quanto sembri, perché decide quanto lavoro resta a mano. Se hai la possibilità di scegliere, vale la pena capire se conviene usare il CSV dell’home banking oppure i tracciati CBI, MT940 e CAMT.053, perché i campi strutturati portano causale, controparte e riferimento del documento già separati.

Controlli sui movimenti in entrata

Sugli incassi il controllo non è solo trovare la fattura corrispondente. È verificare che l’importo accreditato sia coerente con quello fatturato, e che la differenza, quando c’è, abbia un motivo scritto accanto.

Le differenze ricorrenti sono poche e sempre le stesse. Le commissioni trattenute dal circuito sugli incassi POS, che rendono l’accredito netto più basso del corrispettivo lordo. Le ritenute d’acconto applicate dal committente sulle prestazioni professionali. Gli arrotondamenti e gli abbuoni che il cliente si prende quando paga cifra tonda.

Bonifici cumulativi e acconti

Il bonifico che salda tre fatture in una volta va abbinato a tutte e tre, non alla più vicina per importo. È il caso in cui la riconciliazione manuale sbaglia più spesso, perché la vista per importo non aiuta e la causale del bonifico raramente elenca i numeri di documento in modo pulito.

Gli acconti hanno una regola propria: vanno imputati come anticipo sulla partita del cliente, mai come incasso di una fattura che ancora non esiste. Se l’acconto finisce a saldo di un documento sbagliato, lo scadenzario mostrerà un credito chiuso che è ancora aperto, e il sollecito partirà verso la persona sbagliata.

Controlli sui movimenti in uscita

Sulle uscite la logica si ribalta: qui il rischio non è il credito sollecitato per errore, è il costo registrato due volte oppure mai. Ogni pagamento a fornitore deve avere una fattura ricevuta corrispondente, già registrata e con la stessa partita.

Le deleghe F24 addebitate nel mese vanno spuntate una a una contro le ricevute telematiche. Un F24 addebitato e non registrato lascia una riga scoperta sul conto e un debito tributario che risulta ancora aperto in contabilità.

Le rate di finanziamento e di leasing vanno spezzate secondo il piano di ammortamento: la parte capitale riduce il debito, la parte interessi è un costo del periodo. Registrare la rata intera come costo è l’errore che si scopre solo al bilancio.

Carte di credito e addebiti ricorrenti

La carta di credito aziendale merita un passaggio a parte, perché in estratto conto compare un addebito unico a fine mese mentre le spese sottostanti sono molte e con documenti diversi. Il controllo corretto è due volte: prima si quadra il rendiconto della carta con le ricevute e le fatture dei singoli acquisti, poi si abbina l’addebito complessivo sul conto corrente al totale del rendiconto.

Gli abbonamenti ricorrenti, dal software di studio ai servizi telefonici, seguono la stessa logica degli addebiti bancari: causale stabile, importo quasi sempre identico, regola scritta una volta sola. Sono le righe ideali da togliere dal lavoro manuale, perché non richiedono mai un giudizio nuovo.

Restano i giroconti verso conti propri e i prelievi del titolare. Non sono costi e non sono ricavi: sono trasferimenti, e vanno trattati come tali per non gonfiare due volte i movimenti del periodo.

Costi bancari, competenze e imposta di bollo

Sono le righe che restano sospese più a lungo, perché non hanno un documento da abbinare. Le spese di tenuta conto, le commissioni sui bonifici, le competenze trimestrali e l’imposta di bollo addebitata sul conto sono costi, e vanno registrati come tali subito.

Lasciarli fra i sospesi è comodo il primo mese e diventa un problema al terzo, quando l’elenco delle partite aperte è pieno di voci da due euro che nessuno guarda più. Le regole di riconoscimento automatico servono soprattutto a questo: la stessa causale, ogni mese, va sul solito conto di costo senza chiedere nulla a nessuno.

Sospesi, insoluti e partite da riportare

Un sospeso accettabile è una riga che ha un motivo e una data di riesame. Un sospeso inaccettabile è una riga che nessuno ha guardato. La differenza non sta nell’importo, sta nella nota che le hai messo accanto.

Gli insoluti meritano attenzione particolare: quando una RiBa o un addebito diretto torna indietro, la partita del cliente si riapre e il credito torna nello scadenzario. Se il vocabolario di queste righe non è ancora chiaro a tutti in ufficio, conviene rileggere che cosa significano saldo contabile, data valuta, insoluto e abbuono nella riconciliazione bancaria prima di discutere su chi ha sbagliato.

Sui movimenti a cavallo di fine mese la data valuta inganna: un bonifico disposto il 30 e accreditato il 2 appartiene contabilmente al periodo in cui compare in estratto conto, non a quello in cui il cliente dice di averlo fatto. Molte differenze nascono qui, e sono le stesse ragioni per cui la quadratura del conto corrente salta e conviene evitare certi errori ogni mese.

Archiviare la chiusura e consegnarla al commercialista

Il periodo si chiude quando il pacchetto è completo, non quando l’ultima riga è verde. Il pacchetto minimo contiene la prima nota banca del mese, l’elenco delle partite ancora aperte con il motivo di ciascuna, il riepilogo delle differenze fra saldo contabile e saldo bancario e il file di estratto conto originale, così come è stato scaricato.

Consegnare questo pacchetto allo studio evita il giro di messaggi che rimbalza per giorni. Se lo studio segue decine di posizioni, la formalizzazione dei ruoli aiuta anche di più: abbiamo raccontato chi fa che cosa in uno studio contabile che chiude la banca di quaranta clienti proprio per mettere ordine su chi scrive il motivo di un sospeso.

Sulla conservazione vale la prudenza: le scritture e i documenti contabili hanno termini di tenuta e di conservazione stabiliti dalla normativa civilistica e fiscale, con regole specifiche per i documenti informatici. Non serve improvvisare una durata, serve chiedere al proprio commercialista quale regime si applica alla singola tipologia di documento e uniformare le cartelle a quella indicazione.

La chiusura vale se è ripetibile. Le stesse voci, lo stesso ordine, la stessa cartella, anche quando chi la fa di solito è in ferie: è il punto in cui una checklist scritta batte ogni memoria personale.

In sintesi

Il mese è chiuso quando i saldi si allacciano, quando entrate e uscite hanno un documento o una nota, quando le voci bancarie sono diventate costi e quando i sospesi hanno un motivo e una scadenza di riesame. Tutto il resto è lavoro rimandato.

Se questa sequenza ti costa ancora due o tre giornate al mese, la parte meccanica si può togliere di mezzo: QuadraturaBanca abbina i movimenti del conto corrente alle fatture emesse e ricevute e lascia in evidenza soltanto le righe che meritano davvero una decisione umana. Scrivici dal modulo di contatto oppure a jimenezjulien42@gmail.com e proviamo la chiusura su un tuo estratto conto reale.