Glossario
Che cosa significano saldo contabile, data valuta, insoluto e abbuono nella riconciliazione bancaria?
Molte discussioni tra impresa e studio nascono da parole usate con due significati diversi nella stessa frase.
La risposta breve sta in quattro definizioni. Il saldo contabile è la somma di tutte le operazioni già registrate dalla banca sul conto, comprese quelle non ancora liquide. La data valuta è il giorno da cui una somma produce interessi ed entra nel calcolo del saldo disponibile, e quasi mai coincide con il giorno in cui il movimento compare in lista. L’insoluto è l’incasso che era stato accreditato e che la banca riprende perché il debitore non ha pagato, con la conseguenza che la partita torna aperta. L’abbuono è lo scarto minimo fra quanto fatturato e quanto realmente incassato, che si accetta e si registra invece di inseguirlo per settimane.
Sono quattro parole, ma nel lavoro quotidiano si mescolano con altre venti. Questo glossario le mette in ordine per famiglie, nella sequenza in cui compaiono davanti a chi apre l’estratto conto del mese e prova a far tornare i conti con lo scadenzario.
I termini del conto corrente e dei saldi
Il primo malinteso è sempre sul saldo. La banca ne espone almeno tre e nessuno dei tre corrisponde automaticamente al conto Banca c/c della contabilità, che a sua volta può essere diverso perché registra anche assegni emessi e non ancora incassati dal beneficiario.
| Termine | Che cosa misura | Con che cosa si confronta |
|---|---|---|
| Saldo contabile | Tutte le operazioni registrate, anche quelle ancora da liquidare | Il saldo del conto Banca c/c a fine periodo |
| Saldo disponibile | La somma effettivamente spendibile in questo momento | La liquidità che si usa per programmare i pagamenti |
| Saldo per valuta | Le somme rese liquide alla data valuta, base del calcolo degli interessi | Le competenze e le condizioni del rapporto |
Accanto ai saldi girano altri quattro termini. La data contabile è il giorno in cui la banca registra l’operazione, ed è quella che si usa per collocare il movimento nel mese giusto. Le competenze sono interessi, spese e commissioni addebitati in via periodica. L’estratto conto è il documento riepilogativo con il quale la banca rendiconta il rapporto, mentre la lista movimenti è l’elenco che si scarica in qualsiasi momento dall’home banking: si assomigliano, ma solo il primo è il documento formale da conservare.
I termini delle fatture e dello scadenzario
Sull’altro lato della riga ci sono i documenti. La partita è il credito o il debito che nasce da una fattura e vive finché non è stato regolato per intero. Finché resta scoperta si parla di partita aperta, e l’insieme delle partite aperte ordinate per data di pagamento forma lo scadenzario, cioè la lista di ciò che deve entrare o uscire e quando.
Qui va evitato l’errore più comune del mestiere: una partita aperta descrive lo stato del credito, non l’assenza del movimento bancario. Può benissimo esistere un bonifico in estratto conto e una partita ancora aperta, semplicemente perché nessuno le ha collegate. Vale anche il contrario, con la partita chiusa a mano e il movimento mai riconciliato.
- Acconto: pagamento parziale anticipato, chiude solo una parte della partita e lascia il resto scoperto.
- Saldo della fattura: il pagamento che azzera il residuo, da non confondere con il saldo del conto corrente.
- Nota di credito: documento che riduce o annulla una fattura già emessa e quindi riduce la partita.
- Pagamento cumulativo: un solo bonifico che copre più fatture, tipico dei clienti che pagano a fine mese.
- Fattura elettronica: il documento fiscale transitato dal Sistema di Interscambio, unica versione che fa fede.
I termini degli incassi e dei pagamenti
Ogni strumento di incasso lascia in estratto conto una traccia diversa, con tempi propri. La RiBa è la ricevuta bancaria: l’azienda presenta gli effetti alla banca, che li incassa alla scadenza e li accredita. Se il debitore non paga arriva l’insoluto, con lo storno dell’accredito e in genere l’addebito di una commissione: la partita va riaperta e il costo va deciso, se resta all’azienda o se viene riaddebitato.
L’addebito diretto SEPA, che molti chiamano ancora RID, funziona su mandato del debitore e può essere contestato entro i termini previsti dallo schema: anche in quel caso il movimento torna indietro e la partita si riapre. Il bonifico istantaneo arriva in pochi secondi e non attende la giornata operativa, mentre il bonifico ordinario segue le date valuta pattuite con la banca.
Il caso più fastidioso resta l’accredito POS. L’incasso della carta viene versato al netto delle commissioni, spesso in forma cumulativa per più giorni di vendita: la riga bancaria non corrisponderà mai al totale dei corrispettivi, e la differenza è un costo da registrare, non un errore da cercare. Chi vuole una regola operativa la trova nell’articolo su quando si può considerare chiuso il mese e quali controlli servono sul conto corrente.
I termini della contabilità e delle scritture
Il terzo gruppo di parole vive nel gestionale. La prima nota banca è il registro cronologico dei movimenti bancari prima o durante la loro registrazione definitiva; il mastro è il conto acceso alla banca, dove le stesse operazioni si accumulano in dare e avere. Il giroconto è lo spostamento fra due conti della stessa azienda: entra da una parte ed esce dall’altra, e non va mai abbinato a una fattura.
Abbuono, sconto cassa e ritenuta: tre scarti diversi
Sono le tre cause più frequenti di differenza fra importo fatturato e importo incassato, e hanno logiche distinte. L’abbuono è uno scarto minimo, spesso di pochi centesimi da arrotondamento, che si chiude come sopravvenienza attiva o passiva. Lo sconto cassa è una riduzione concordata per il pagamento anticipato: è una condizione commerciale, quindi va documentata. La ritenuta d’acconto, tipica dei professionisti, è una somma trattenuta dal committente e versata all’erario: il credito si chiude comunque per intero, anche se in banca arriva un importo minore.
Restano poi i sospesi, cioè le righe che a fine chiusura non hanno trovato una controparte. Non sono un fallimento: sono la parte onesta del lavoro, purché ognuna abbia un motivo scritto e un responsabile. Su come distribuire quel lavoro fra le persone è utile la lettura su chi fa che cosa in uno studio contabile che chiude la banca di quaranta clienti.
I termini dei file e dei tracciati bancari
L’ultima famiglia riguarda i file. Il CSV dell’home banking è un elenco tabellare comodo ma senza struttura garantita: le colonne cambiano da istituto a istituto e a volte da un aggiornamento all’altro. I tracciati bancari veri sono altri: CBI è lo standard interbancario italiano, MT940 è il rendiconto in formato testo di tradizione storica, CAMT.053 è il rendiconto giornaliero in XML previsto dagli standard ISO. Il confronto pratico è nell’articolo che spiega se conviene usare il CSV dell’home banking oppure i tracciati CBI, MT940 e CAMT.053.
Dentro quei file alcuni campi hanno nomi precisi. La causale è il testo descrittivo del movimento, quello che l’ordinante scrive e che spesso contiene il numero di fattura. Il riferimento del pagamento è il campo strutturato pensato proprio per trasportarlo. L’ordinante è chi dispone il pagamento, il beneficiario è chi lo riceve, e il codice identificativo dell’operazione è la chiave che consente di non registrare due volte lo stesso movimento.
Conoscere questi nomi serve a capire perché un abbinamento non riesce. Molto spesso il motivo è che la causale contiene il nome di una persona invece della ragione sociale, oppure un numero di ordine al posto del numero di fattura.
Come usare il glossario durante la chiusura
Il glossario diventa utile quando smette di essere una lista e diventa una sequenza di domande. Davanti a una riga che non quadra conviene chiedersi, in quest’ordine:
- Sto confrontando il saldo giusto, contabile con contabile, e non un disponibile con un mastro?
- La differenza dipende da una data valuta, quindi si riassorbe da sola nei giorni successivi?
- Il movimento è un giroconto, che non deve incontrare nessuna fattura?
- Lo scarto è un abbuono, uno sconto cassa, una ritenuta o una commissione bancaria?
- Si tratta di un insoluto o di un addebito tornato indietro, e quindi di una partita da riaprire?
- La causale contiene davvero un riferimento utilizzabile, oppure va chiesto al cliente?
Sei domande sembrano poche, ma coprono la quasi totalità delle righe che fanno perdere un pomeriggio. Quando la risposta non arriva, la riga diventa un sospeso con il suo motivo, e il mese si chiude lo stesso.
Da tenere a mente
- Tre saldi diversi non sono un errore della banca: vanno confrontati con la voce giusta.
- Partita aperta descrive lo stato del credito, non l’assenza del movimento in banca.
- Abbuono, sconto cassa e ritenuta spiegano scarti simili con cause del tutto diverse.
- RiBa, addebito SEPA, bonifico istantaneo e POS hanno tempi e righe con logiche proprie.
- I campi del tracciato hanno nomi precisi: è lì che si capisce perché un abbinamento fallisce.
Un lessico condiviso riduce il numero di telefonate fra impresa e studio, perché permette di scrivere il motivo di un sospeso in una riga sola e di farlo capire a chi legge un mese dopo. È la stessa logica su cui è costruito QuadraturaBanca, lo strumento che abbina i movimenti del conto corrente alle fatture e chiude la prima nota banca: le righe che tornano vengono appaiate in automatico, quelle che restano aperte chiedono un motivo scritto, e il motivo si sceglie proprio fra le parole di questo glossario.
Se vuoi verificare quanto di questo vocabolario resta ancora ambiguo nel tuo mese tipo, prendi l’ultimo estratto conto, prova ad applicare le sei domande dell’elenco qui sopra e poi scrivici dal modulo di contatto oppure all’indirizzo jimenezjulien42@gmail.com: guardiamo insieme quali righe restano senza nome e quali parole vanno chiarite con il cliente.
Costruisce strumenti gestionali per micro-imprese e studi contabili. Passa le giornate dentro estratti conto, scadenzari e tracciati bancari, e scrive di riconciliazione con il vocabolario di chi la chiude ogni mese.
