A cosa serve l'open banking introdotto dalla PSD2 per chi riconcilia i conti aziendali?

L’accesso automatico ai movimenti promette di eliminare il download manuale, ma sposta la domanda su chi può leggere che cosa.

La risposta breve è questa: l’open banking introdotto dalla direttiva europea sui servizi di pagamento serve a far arrivare i movimenti del conto dentro un programma senza che nessuno debba collegarsi all’home banking, scegliere un periodo e scaricare un file. Non serve, invece, a decidere quale fattura corrisponde a quale bonifico.

È una distinzione che conta, perché la parola open banking viene spesso usata come sinonimo di riconciliazione automatica. Le due cose stanno su piani diversi: la prima riguarda la raccolta del dato, la seconda il giudizio sul dato. La direttiva ha aperto la prima porta e non ha toccato la seconda.

Per chi chiude la banca ogni mese il vantaggio è concreto ma circoscritto. Sparisce il pezzo di lavoro più noioso e meno interessante, quello dei file scaricati a mano e rinominati; resta intatto il lavoro di lettura delle causali, di abbinamento e di motivazione degli scarti.

Che cosa ha introdotto la direttiva sui servizi di pagamento

La direttiva europea sui servizi di pagamento, conosciuta come PSD2 e recepita in Italia nel 2017, ha stabilito un principio semplice: i dati del conto di pagamento appartengono al titolare, non alla banca che lo tiene. Da qui discende la possibilità, per il titolare, di autorizzare un soggetto terzo ad accedere alle informazioni sui propri conti.

Prima di quella norma, l’unico modo per portare i movimenti fuori dall’home banking era scaricarli. Chi voleva automatizzare il passaggio doveva ricorrere a soluzioni fragili, spesso basate sulla condivisione delle credenziali di accesso, che è esattamente la pratica che la direttiva ha voluto togliere di mezzo.

La direttiva ha quindi creato una via legale e vigilata: la banca mette a disposizione un canale tecnico dedicato, il titolare autorizza chi vuole, l’operatore autorizzato legge le informazioni che gli sono state concesse. Nessuno gira più la password del conto a un fornitore.

Accanto all’informazione sui conti la direttiva disciplina anche la disposizione di ordini di pagamento da parte di terzi, che è un servizio diverso e più delicato. Per chi riconcilia interessa quasi sempre solo il primo: leggere i movimenti, non muovere denaro.

Chi sono i prestatori di servizi di informazione sui conti

Il servizio di informazione sui conti può essere prestato soltanto da soggetti autorizzati e vigilati, iscritti negli appositi albi tenuti dall’autorità di vigilanza del proprio Paese. In Italia il riferimento è la Banca d’Italia, che pubblica gli elenchi degli intermediari e recepisce le comunicazioni degli operatori europei che operano nel nostro mercato.

Questo è il punto che sfugge più spesso a chi valuta un software gestionale. Chi produce il programma di contabilità non è, di norma, l’operatore autorizzato: si appoggia a un intermediario che lo è. Il collegamento al conto passa da quell’intermediario, anche quando dall’interfaccia sembra un servizio del gestionale stesso.

Non c’è nulla di irregolare in questa catena, purché sia dichiarata. Il problema nasce quando non lo è, perché il titolare del conto autorizza un soggetto di cui non conosce il nome e non sa a quale vigilanza risponde.

Perché la catena va conosciuta

Chi firma l’autorizzazione risponde della scelta davanti ai propri soci, al proprio commercialista e, in caso di contestazione, alla propria banca. Sapere quale operatore autorizzato sta leggendo i movimenti è la condizione minima per poter revocare l’accesso con cognizione di causa e per capire dove finiscono i dati.

Consenso, autenticazione forte e rinnovi periodici

Il consenso del titolare del conto è il perno di tutto il meccanismo, e ha tre caratteristiche che nella pratica quotidiana si sentono. È specifico, perché riguarda determinati conti e determinate informazioni. È revocabile in qualsiasi momento, dal canale dell’operatore o dall’home banking. E non è eterno: va rinnovato periodicamente.

Il rinnovo passa dall’autenticazione forte del cliente, cioè dalla stessa procedura a più fattori che si usa per entrare nell’home banking o per confermare un bonifico: qualcosa che si sa, qualcosa che si ha, qualcosa che si è. Le regole tecniche europee stabiliscono i casi in cui l’autenticazione forte va ripetuta e ogni quanto; poiché quei termini sono stati modificati nel tempo, conviene farsi indicare dall’operatore la periodicità che applica invece di fidarsi di una scadenza sentita dire.

Nel calendario di uno studio o di un’amministrazione questo si traduce in un adempimento piccolo ma ricorrente: ogni tanto un collegamento smette di aggiornarsi e qualcuno deve riautenticarsi. Se il titolare del conto è l’imprenditore e chi riconcilia è un’altra persona, il rinnovo va organizzato, altrimenti arriva sempre nel giorno peggiore.

Va aggiunto che il collegamento tecnico non elimina la responsabilità sui dati personali eventualmente presenti nelle causali. Il fornitore va inquadrato correttamente rispetto al trattamento e il contratto deve dire dove i dati sono conservati e per quanto tempo.

Accesso automatico e file scaricato a mano: due strade a confronto

Il confronto onesto non è fra una strada moderna e una arretrata, ma fra due modi di procurarsi lo stesso contenuto, con vantaggi diversi. Chi ha già impostato un flusso ordinato di esportazioni non parte svantaggiato: sul tema vale la pena capire se conviene usare il CSV dell’home banking oppure i tracciati CBI, MT940 e CAMT.053, perché la qualità del formato pesa più della modalità di consegna.

L’ultima riga è quella che riassume l’articolo. Il collegamento automatico toglie tempo alla raccolta, non all’interpretazione. Se una banca scrive nella causale soltanto il nome della controparte e un numero di operazione, quella riga resterà da decidere anche quando arriva per via automatica.

Che cosa cambia davvero per una micro-impresa

Cambia il momento in cui i movimenti sono disponibili. Con il download manuale la contabilità di banca vive a scatti, di solito una volta al mese o quando qualcuno ne ha tempo. Con il collegamento attivo i movimenti ci sono già, e la chiusura comincia dal punto in cui prima si arrivava dopo mezza giornata.

Cambia anche la tracciabilità della raccolta: la data in cui il dato è entrato nel sistema non dipende più da una persona. È un dettaglio che aiuta quando si tratta di rispettare gli obblighi che il Codice civile prevede per la prima nota e le scritture contabili, perché una parte della traccia si costruisce da sola.

Non cambia il numero di eccezioni. I bonifici cumulativi che pagano tre fatture insieme, le commissioni trattenute che fanno arrivare un importo diverso da quello fatturato, gli insoluti che riaprono una partita: tutto questo resta esattamente com’era. Chi ha già stimato quanto costa riconciliare a mano l’estratto conto sa che la parte cara del lavoro è proprio questa, non il download.

Il guadagno reale, quindi, va cercato altrove: nella regolarità. Un conto letto ogni giorno produce sospesi freschi, che si risolvono con una telefonata; un conto letto ogni trimestre produce sospesi vecchi, che si risolvono con un’indagine.

Le domande da fare a un fornitore di software

Prima di autorizzare qualunque collegamento conviene mettere per iscritto poche domande e pretendere risposte altrettanto scritte. Sono le stesse che farebbe un revisore, e costano dieci minuti.

• Chi è l’operatore autorizzato che accede al conto, con la sua denominazione e l’autorità che lo vigila.
• Quali informazioni vengono lette: saldo, movimenti, anagrafica del conto, e per quale profondità storica.
• Dove sono conservati i dati e per quanto tempo restano dopo la fine del rapporto.
• Con quale frequenza va rinnovato il consenso e chi riceve l’avviso quando scade.
• Come si revoca l’accesso e che cosa succede ai movimenti già importati dopo la revoca.
• Quali banche sono effettivamente collegabili, perché la copertura non è mai identica per tutti gli istituti.
• Che cosa succede se il canale della banca non risponde: esiste una procedura di riserva con importazione di un file.

In sintesi

A cosa serve l’open banking per chi riconcilia i conti aziendali? A far entrare i movimenti nel programma in modo continuo, sicuro e tracciato, senza scambio di credenziali e senza download manuali, dentro una cornice di autorizzazioni vigilate e di consensi revocabili.

Non serve a stabilire che il bonifico da millequattrocento euro paga le tre fatture di aprile invece di un acconto: quella resta una decisione, presa da regole di abbinamento e verificata da una persona quando le regole non bastano.

Chi sceglie uno strumento farebbe bene a giudicarlo su entrambe le metà: come porta dentro i dati e come li abbina. La prima metà è ormai una commodity regolata; la seconda è dove si perdono o si guadagnano le giornate.

Se vuoi vedere la seconda metà al lavoro, QuadraturaBanca abbina i movimenti dell’estratto conto alle fatture emesse e ricevute e lascia sullo schermo soltanto le righe che meritano una decisione. Scrivici dal modulo di contatto oppure all’indirizzo jimenezjulien42@gmail.com: bastano un estratto conto e le fatture dello stesso mese per fare una prova.